Die Kassennachschau: Ein Überblick für Unternehmer
Die Finanzverwaltung hat zahlreiche Instrumente, um die steuerliche Compliance von Unternehmen zu überwachen. Eines dieser Instrumente, das in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat, ist die Kassennachschau. Für viele Unternehmer ist dieses Thema jedoch noch mit vielen Fragen und Unsicherheiten verbunden. In diesem Artikel erläutern wir, was genau hinter dem Begriff „Kassennachschau“ steckt, welche Betriebe besonders im Fokus stehen und welche Rechte und Pflichten Unternehmer in diesem Zusammenhang haben.
Was ist eine Kassennachschau?
Eine Kassennachschau ist eine unangekündigte Kontrolle der Finanzverwaltung, bei der die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Bargeldbewegungen eines Unternehmens überprüft werden. Dies kann direkt in den Geschäftsräumen des Unternehmens oder an jedem Ort, an dem sich eine Kasse befindet, durchgeführt werden. Es handelt sich also um eine stichprobenartige Überprüfung, die zu jeder Zeit während der Geschäftszeiten stattfinden kann.
In welchen Betrieben kommt es häufig zu einer Kassennachschau?
Grundsätzlich kann jeder Betrieb, der über eine Barkasse verfügt, Gegenstand einer Kassennachschau werden. Besonders im Fokus stehen jedoch Branchen, in denen traditionell viele Geschäfte bar abgewickelt werden. Dazu zählen beispielsweise Gastronomiebetriebe, Friseure, Bäckereien, Einzelhändler oder auch Taxifahrer.
Wer führt eine Kassennachschau durch?
Die Kassennachschau wird von Amts wegen durch das zuständige Finanzamt durchgeführt. Die Prüfer sind speziell geschulte Beamte des Finanzamtes, die eine entsprechende Legitimation vorweisen können. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Beamten während der Kassennachschau weitreichende Befugnisse haben.
Muss ich dem Prüfer des Finanzamts Zugang zu meiner Kasse gewähren?
Ja, Unternehmer sind verpflichtet, den Beamten des Finanzamts Zugang zu ihrer Kasse und den dazugehörigen Aufzeichnungen zu gewähren. Eine Verweigerung kann als Ordnungswidrigkeit gewertet und mit einem Bußgeld belegt werden. Es ist daher ratsam, bei einer Kassennachschau kooperativ zu agieren.
Wie sollte man sich verhalten, wenn der Unternehmer selbst nicht im Haus ist?
Wenn ein Prüfer des Finanzamts eine Kassennachschau durchführen möchte und Sie als Unternehmer nicht vor Ort sind, sind die folgenden Punkte zu beachten und Handlungsempfehlungen zu berücksichtigen:
- Schulung der Mitarbeiter:
Es ist empfehlenswert, die Mitarbeiter regelmäßig über die Möglichkeit einer Kassennachschau zu informieren und sie entsprechend zu schulen. Sie sollten wissen, wie sie sich zu verhalten haben, wenn ein Prüfer des Finanzamts erscheint.
- Überprüfung der Legitimation:
Die Mitarbeiter sollten den Prüfer zuerst nach einem Ausweis fragen und sicherstellen, dass es sich tatsächlich um einen Beauftragten des Finanzamts handelt.
- Kontakt zum Unternehmer herstellen:
Die Mitarbeiter sollten, falls möglich, sofort Kontakt zum Unternehmer oder zu einer anderen zuständigen Person (z.B. Steuerberater) aufnehmen und über die Situation informieren.
- Kooperation zeigen:
Auch wenn der Unternehmer nicht anwesend ist, sollten die Mitarbeiter kooperativ agieren. Das bedeutet, dass sie dem Prüfer Zugang zur Kasse und den relevanten Aufzeichnungen gewähren sollten.
- Keine Aussagen ohne Gewissheit:
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter keine voreiligen oder ungenauen Aussagen treffen. Bei Unsicherheiten sollten sie darauf hinweisen, dass sie keine genaue Auskunft geben können und dass der Unternehmer oder der Steuerberater für detaillierte Fragen kontaktiert werden sollte.
- Protokoll anfertigen:
Die Mitarbeiter sollten sich alle Handlungen und Feststellungen des Prüfers notieren. Dies kann später hilfreich sein, um den Vorgang mit dem Unternehmer oder dem Steuerberater genau nachzuvollziehen.
- Ergebnisprotokoll:
Am Ende der Kassennachschau wird dem Unternehmen ein Ergebnisprotokoll übergeben. Die Mitarbeiter sollten dieses sorgfältig aufbewahren und es dem Unternehmer oder dem Steuerberater umgehend zukommen lassen.
Es ist durchaus möglich, dass eine Kassennachschau stattfindet, wenn der Unternehmer nicht vor Ort ist. In einem solchen Fall ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter gut vorbereitet sind und wissen, wie sie sich verhalten sollen. Eine regelmäßige Schulung und klare Handlungsanweisungen sind daher für jeden Betrieb, der über eine Barkasse verfügt, unerlässlich.
Was wird bei einer Kassennachschau geprüft?
Bei der Kassennachschau steht insbesondere die Überprüfung der Aufzeichnungen und Buchungen von Bargeldbewegungen im Mittelpunkt. Die Prüfer können:
- Den aktuellen Kassenbestand kontrollieren.
- Aufzeichnungen und Belege, die mit der Kasse in Zusammenhang stehen, einsehen.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme, wie z.B. Registrierkassen, prüfen.
- Stichprobenartige Kontrollen der letzten Geschäftsvorfälle durchführen.
Was passiert nach einer Kassennachschau?
Nach Abschluss der Kassennachschau wird dem Unternehmer ein Ergebnisprotokoll ausgehändigt. Stellt der Prüfer Unregelmäßigkeiten fest, kann dies zu weitergehenden Maßnahmen führen, wie z.B. einer Betriebsprüfung. Zudem können, abhängig von den Feststellungen, Steuernachzahlungen oder auch Bußgelder drohen.
Fazit
Die Kassennachschau ist ein wichtiges Instrument der Finanzverwaltung, um die steuerliche Compliance von Unternehmen zu gewährleisten. Für Unternehmer ist es daher essentiell, sich über die Rechte und Pflichten im Rahmen einer solchen Prüfung im Klaren zu sein und stets für eine ordnungsgemäße Kassenführung zu sorgen. Bei Unsicherheiten oder Fragen kann ein Steuerberater wertvolle Unterstützung bieten.
